Umgang mit personenbezogenen Daten

Datenschutzhinweise der MEWA Unternehmensgruppe

1. Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die MEWA Unternehmensgruppe

Die MEWA Unternehmensgruppe (im Folgenden „MEWA“) ist eine Unternehmensgruppe mit Standorten in Deutschland und dem europäischen Ausland. Die Unternehmen der MEWA Unternehmensgruppe befassen sich mit der Entwicklung, Bereitstellung sowie Pflege von Mehrweg-Textilsystemen und erbringen Dienstleistungen im Bereich Textil-Service für Unternehmen in Industrie, Handel, Handwerk, Gewerbe und Gastronomie.

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist stets die im Vertrag benannte MEWA Gesellschaft.

Die gemeinsame Datenschutzbeauftragte der deutschen Gesellschaften der MEWA Unternehmensgruppe steht Ihnen für alle Fragen zum Datenschutz bei der MEWA sowohl postalisch als auch per E-Mail zur Verfügung. Sie erreichen Sie unter:

MEWA Textil-Service AG & Co. Management OHG
Datenschutzbeauftragte
John-F.-Kennedy-Straße 4
65189 Wiesbaden

datenschutzbeauftragter@mewa.de

2. Art und Herkunft der von MEWA verarbeiteten Daten

Kunden der MEWA sind Unternehmen in ganz Europa. Daher verarbeiten wir personenbezogene Daten von natürlichen Personen nur, soweit dies erforderlich ist, um unsere vertraglichen und gesetzlichen Verpflichtungen aus der Geschäftsbeziehung mit unseren Unternehmenskunden zu erfüllen. Verarbeitung heißt, dass wir personenbezogene Daten z.B. erheben, speichern, löschen oder übermitteln.
Zu den von uns verarbeiteten Daten gehören beispielsweise:

geschäftliche Adress- und Kontaktdaten wie Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Funktion und Abteilung der Ansprechpartner bei unseren Kunden und Lieferanten etc.

• Namen und Konfektionsgrößen der Mitarbeiter unserer Kunden, die wir für die Ausstattung mit Berufskleidung benötigen.

• Daten die wir zur ordnungsgemäßen Rechnungsstellung benötigen, wie Bankverbindung, Steuernummer, etc., soweit es sich dabei um die Daten einer natürlichen Person handelt.

Die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten erhalten wir regelmäßig im Rahmen und im Laufe der Geschäftsbeziehung mit unseren Kunden. Zum Teil erhalten wir personenbezogene Daten auch von verbundenen Unternehmen der MEWA Unternehmensgruppe, z.B. im Rahmen der Großkundenbetreuung durch verschiedene Standorte.
Teilweise verarbeiten wir auch solche personenbezogenen Daten, die wir in Übereinstimmung mit den jeweils geltenden Datenschutzgesetzen auf andere Weise erhalten haben:

• aus öffentlich zugänglichen Quellen, z.B. Handels- & Unternehmensregistern, Messen, Ausstellungen, Internetquellen, Zeitungen, Branchenverzeichnissen etc.,

• von Dritten, die nicht mit der MEWA Unternehmensgruppe verbunden sind, z.B. Kunden, die uns mit der Bereitstellung von Berufskleidung für ihre Mitarbeiter beauftragt haben, Wirtschafts-/Gewerbeverbänden, Wirtschaftsauskunfteien, Versicherungen, etc.

3. Zwecke der Verarbeitung durch MEWA und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten stets nur zu erlaubten Zwecken und in
Übereinstimmung mit den jeweils geltenden rechtlichen Bestimmungen.

3.1 Wir verarbeiten Daten zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Erfüllung unserer vertraglichen
Verpflichtungen gegenüber unseren Kunden oder um sog. vorvertragliche Maßnahmen durchzuführen, die auf eine konkrete Anfrage hin erfolgen.

In diesen Fällen bestimmt sich der Zweck der Datenverarbeitung aus dem Vertrag,
den wir mit unseren Kunden geschlossen haben und den Leistungen, die wir hieraus erbringen müssen. Hierunter fällt z.B. auch die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Zusendung von Katalogen, Informationen zu unseren Leistungen oder die Erstellung von konkreten Angeboten.

3.2 Wir verarbeiten Daten zur Wahrung berechtigter Interessen (unter Berücksichtigung Ihrer Interessen)

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auch, soweit dies zur Wahrung von berechtigten Interessen der MEWA, der Gesellschaften der MEWA oder unseren Kunden (sowie ggf. anderen Dritten) erforderlich ist. Dazu gehören im Einzelnen z.B.:

• Die Belieferung mit Putztüchern und Ausstattung mit Berufs- und Schutzkleidung;

• Die Kundenbetreuung und Reklamationsabwicklung;

• Maßnahmen zur Verbesserung unseres Service und zur Stärkung unserer Kundenbeziehung, z.B. Kundenbefragungen;

• Die Zusammenarbeit mit Auskunfteien zum Zwecke der Bonitätsprüfung;

• Direktwerbung, soweit Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu diesen Zwecken nicht widersprochen haben;

• Die Überwachung öffentlich zugänglicher Räume in unseren Niederlassungen mittels optisch-elektronischer Einrichtungen (Videoüberwachung);

• Austausch personenbezogener Daten innerhalb der MEWA Unternehmensgruppe zu internen Verwaltungszwecken.

3.3 Wir verarbeiten Daten mit Ihrer Einwilligung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einzelfall außerdem auch dann, wenn Sie uns eine entsprechende Einwilligung erteilt haben. Eine uns gegenüber erteilte Einwilligung können Sie grundsätzlich jederzeit widerrufen. Bitte beachten Sie aber, dass bis zum Widerruf erfolgte Datenverarbeitungen zulässig bleiben.

3.4 Wir verarbeiten Daten zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen

Bestimmte Daten müssen wir verarbeiten, um gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen. Eine solche Verpflichtung kann sich aus bestimmten Vorgaben des nationalen Handels-, Gewerbe-, Steuer- oder Sozialrechts sowie aus europäischen Rechtsvorschriften ergeben, z.B. im Zusammenhang mit Vorschriften zur Vermeidung der Terrorismusfinanzierung. Im Einzelnen können sich für MEWA hieraus auch
Aufbewahrungs-, Speicher-, Melde- und Erhebungspflichten ergeben, die in der
Regel Kontrollzwecken der jeweils zuständigen Ämter und Behörden dienen.

3.5 Information über Zweckänderungen

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten einmal zu einem anderen Zweck verarbeiten, als zu dem, zu dem wir sie ursprünglich erhoben haben, werden wir Sie – in dem uns ggf. gesetzlich erlaubten Umfang – über diesen neuen Zweck informieren.

4. Empfänger Ihrer Daten

Personenbezogene Daten werden anderen Gesellschaften der MEWA nur zugänglich gemacht, wenn und soweit dies zur Wahrung unserer gesetzlichen und vertraglichen Rechte und Pflichten erforderlich ist. Dies kann z.B. für die Koordination unserer vertraglichen Leistungen gegenüber unseren Kunden der Fall sein. Typische Fälle sind die Zusammenarbeit zwischen dem MEWA Vertrieb und der betreuenden Gesellschaft oder die Betreuung von Großkunden durch mehrere Gesellschaften der MEWA.

Zur Erfüllung bestimmter vertraglicher Pflichten arbeiten wir mit externen Dienstleistern zusammen. Dies ist z.B. der Fall, wenn wir Textilien nach Ihren Anforderungen ausstatten lassen, Werbung versenden oder Kundenbefragungen durchführen. Soweit wir externe Dienstleister einbinden, erfolgt dies stets in den Grenzen und unter Beachtung der jeweils geltenden Datenschutzvorschriften.

An sonstige Empfänger außerhalb der MEWA übermitteln wir personenbezogene Daten darüber hinaus nur, wenn wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind. In allen anderen Fällen übermitteln wir Ihre Daten an andere Dritte nur dann, wenn Sie uns hierfür eine entsprechende Einwilligung erteilt haben.

5. Übermittlung in Drittländer oder internationale Organisationen

Wir übermitteln Ihre Daten nicht an Empfänger in Ländern ohne angemessenes
Datenschutzniveau (Drittländer).

6. Speicher- und Aufbewahrungsfristen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur solange, wie es für die Erfüllung
unserer vertraglichen Verpflichtungen erforderlich ist. Sobald die betreffenden
Daten hierfür nicht mehr erforderlich sind, werden sie grundsätzlich gelöscht.

Zur Erfüllung bestimmter gesetzlicher Vorgaben müssen wir einzelne Daten auch
über die Beendigung vertraglicher Beziehungen hinaus speichern. Dazu gehören
z.B. Dokumentations-, Nachweis- und Aufbewahrungspflichten des nationalen
Handels- und Steuerrechts. In diesen Fällen sind wir rechtlich verpflichtet,
die Daten für die in diesen Vorschriften vorgesehenen Zeiträume zu speichern
bzw. aufzubewahren. So betragen beispielsweise die nach dem für unsere
Konzernzentrale in Deutschland geltendem Recht relevanten Speicher- bzw.
Aufbewahrungsfristen in der Regel drei bis zehn Jahre, oder in Ausnahmefällen,
z.B. bei rechtlichen Auseinandersetzungen bis zu 30 Jahre.

7. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Damit wir unsere Leistungen gegenüber unseren Kunden erbringen können, müssen wir bestimmte personenbezogenen Daten verarbeiten, bzw. sind wir gesetzlich
verpflichtet, diese zu verarbeiten. Die entsprechenden Daten erheben wir bei
Vertragsschluss bei Ihnen (z.B. Anschrift, geschäftliche Kontaktdaten und
Funktion) bzw. Sie stellen sie uns zur Verfügung (z.B. Trägerdaten).

Ohne diese Daten können wir mit unseren Kunden keine Verträge schließen.

8. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Bei Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkungen entfalten oder sie in
ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen, nutzen wir keine automatisierten
Entscheidungsfindungsprozesse.

Ein Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO findet nicht statt.

9. Ihre Datenschutzrechte

Im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogenen Daten durch die Gesellschaften der MEWA haben betroffene Personen nach der Europäischen Datenschutzgrundverordnung – ggf. in den gesetzlich vorgesehenen Grenzen der Mitgliedsstaaten – die folgenden Rechte:

• Recht auf Auskunft;

• Recht auf Berichtigung;

• Recht auf Löschung;

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung;

• Recht auf Datenübertragbarkeit;

• Recht auf Widerspruch.

Darüber hinaus haben Sie das Recht, eine einmal erteilte Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Ein solcher Widerruf wirkt nicht für die Vergangenheit, berührt also nicht die Wirksamkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung.

Sollten Sie einmal der Auffassung sein, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten durch MEWA nicht im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Vorschriften steht oder Sie mit einer Auskunft durch uns nicht zufrieden sein, steht Ihnen nach Art. 77 der Europäischen Datenschutzgrundverordnung das Recht zu, sich bei der für die jeweilige Gesellschaft der MEWA zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Information über Ihr Widerspruchsrecht

1. Im besonderen Einzelfall bestehendes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben,
jederzeit gegen bestimmte Arten der Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch
einzulegen. Dieses Recht gilt für die Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse sowie für die Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen. Dieses Recht gilt auch bezüglich Profilings, soweit es auf diese beiden Bestimmungen gestützt wird. Im Falle eines Widerspruchs werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten. Dies gilt jedoch nicht, soweit wir zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen können, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder falls die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

2. Widerspruch gegen die Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung

In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zu Zwecken der Direktwerbung. Dies ist z.B. der Fall, wenn wir Ihnen Informationen zu besonderen Angeboten oder Rabattaktionen zukommen lassen. Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu diesen Zwecken zu widersprechen. Dieses Recht gilt auch für Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Im Falle eines Widerspruchs werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.

Ihren Widerspruch können Sie jederzeit formfrei an uns richten. Hierfür genügt eine E-Mail an: datenschutzbeauftragter@mewa.de

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